Das Team des Hotel Bären in Dürrenroth/BE setzt neu auf ein digitales Tool zur internen Kommunikation. Wie es dazu kam, erzählt Rebekka Zürcher, Leiterin Hauswirtschaft.
Rebekka Zürcher, was erhoffen Sie sich vom Einsatz einer digitalen Lösung zur internen Kommunikation?
Rebekka Zürcher: Wie überall ist auch bei uns eine funktionierende Kommunikation einer der Schlüsselfaktoren für einen erfolgreichen Betrieb. Jeder weiss, wie mögliche Fehler aufgrund eines ungenau geführten Austauschs entstehen. Um Missverständnisse oder Unklarheiten zu minimieren, haben wir uns für ein internes Kommunikationstool entschieden. Damit können wir entweder alle oder einen definierten Teil der Mitarbeitenden auf einmal erreichen.
Es zeigen sich also schon Vorteile im Arbeitsalltag?
Auf jeden Fall. Die täglichen Abläufe haben sich verbessert, da transparent geführte Checklisten effizienter abgearbeitet werden können. Gerne ein Beispiel: Mittels Push-Meldungen auf unsere Smartphones gehen keine offenen Tasks mehr unter. Zudem konnten wir schon beobachten, dass die Aufgaben, welche die Mitarbeitenden digital erreichen, schneller erledigt werden.
Gibt es dafür eine Kontrollfunktion?
Ja. Wir können auf einen Blick nachvollziehen, wer welche Meldung gelesen hat und wer nicht. Erledigte Arbeiten werden dann auch als solche im Status festgehalten. Die Gefahr, dass etwas vergessen geht, ist dadurch klein.
In welchen weiteren Bereichen erleichtert Ihnen das Tool Ihre Arbeit?
Für uns ist es zentral, die Kommunikation zwischen Réception und Hauswirtschaft stetig zu optimieren. Da jeder Mitarbeiter über einen Account verfügt, erhalten alle betroffenen Teams zeitgleich Informationen darüber, welche Gäste abgereist und welche Zimmer somit frei für die Reinigung sind. Auch das Melden der bezugsbereiten Zimmer ist nun über die Applikation sehr einfach. Das wiederholte telefonische Abfragen entfällt somit.
Wo stösst das Tool an seine Grenzen?
Schon kurz nach Einführung der Software wurde uns bewusst, dass wir Regeln machen müssen: Nur das Kader darf Anweisungen zum Aufgabenkatalog geben. Natürlich war es verlockend, einfach mal drauflos zu schreiben. Die Chance, dass durch unkoordiniertes Kommunizieren Missverständnisse entstehen, war gross. Auch im Umgang mit Ungereimtheiten ist es wichtig, dass die involvierten Personen das Problem im direkten Gespräch klären. Das kann uns keine digitale Lösung abnehmen.
(Interview Andrea Decker)
